Döküman yönetimi ve takibinin ölçülebilir getirileri nelerdir?
Döküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dökümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar - bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dökümanlardaki bilgiye erişimlerde de yaşanabilmektedir. Döküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dökümanların yarattığı zorluk kağıt dökümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir. Bağımsız araştırma kurumu GartnerGroup tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30' unu döküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirtmiştir. 2004 yılı için yapılan öngörüde söz konusu oranın %80 olasılıkla %40 lara varacağı tahmin edilmektedir. Döküman Yönetim ve Takibini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır.

• Döküman hazırlama maliyetinin azaltılması
• Veri tekrarlarının önlenmesi
• Dökümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması
• Dökümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni döküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi
• Kurumsal açıdan döküman kalitesinde artış
• İçerik açısından döküman kalitesinde artış

FORM İŞLEME SİSTEMLERİ
Elektronik ortama alınmış formların ICR ve OCR teklojileri ile işlenerek tekrar text haline çevrilmesi için kullanılan teknolojilerdir. ICR ( Intelligent Character Recognition ) ile el yazısını, OCR ( Optical Character Recognition ) ile daktilo ve bilgisayar çıktısı yazıları işlenerek yeni bir ortama aktarılabilmektedir.
SERVİS BÜRO ( E-BÜRO ) HİZMETLERİ
Kurumların birikmiş ve/veya arşivlerindeki dökümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli operatörler, ekipman ve uzman ekibi ile işlenmesi hizmetidir. Günümüzde kurumlar dökümanlara güvenlik ve yetkiler çerçevesinde kolay erişmek adına Döküman/Arşiv Yönetim Sistemi kullanmaktadır. Günlük az adetteki operasyonel evrakları kurum kendi çalışanları ile ek bir yatırım gerekmeden sisteme aktarabilmektedir. Geçmişe yönelik yüzbinlerce hatta milyonlarca dökümanın sisteme aktarılması ise ayrı bir uzmanlık ve altyapı gerektirmektedir. Taranan görüntülerin kalitesi ve sisteme girilen verilerin doğruluk oranı da başka bir uzmanlık konusudur. Verilerin elle girilmesi hem çok fazla insan gücü gerektirmekte hemde verilerin doğruluk oranının düşük olmasına neden olmaktadır. Matris Bilişim olarak form işleme yazılımları ve profesyonel ekipmanlarla üst kalitede Servis Büro Hizmeti Matris tarafından verilmektedir.
NEDEN SERVİS BÜRO?
Yüksek sayıda fiziksel dökümana sahip kurumlar, bu işlemler için personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamış olurlar. Bu işlemlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlardır, dolayısı ile kurumlar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf sağlayacaklardır.
Kurumlar bu işlemler için gerekli teknik bilgiye sahip olmayabileceğinden, servis büro hizmeti alarak işin profesyonel kişiler tarafından sistemli bir şekilde gerçekleştirilmesini ve/veya varolan diğer sistemlerle entegrasyonunu sağlamış olurlar.

Sayfa 1