Döküman
Yönetim Sistemi Nedir ve Ne Getirir?
Döküman yönetim
sistemi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında,
bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan
ve farklı kullanıcılar tarafından
kullanılan değişik tür ve kategorideki
tüm dökümanların hayat döngüleri
boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve
yönetilmesidir.
Akla
gelebilecek tüm
iş ortamlarında bilgi, değişik
tür dökümanlarda saklanır ve yapılandırılmış ve
yapılandırılmamış olmak üzere
farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde
birikir.
Yapılandırılmış bilgi
kümeleri, kurumsal kaynak planlama ( ERP ), Müşteri İlişkileri
Yönetimi ( CRM ), Tedarik Zinciri Yönetimi
( SCM ) veya finansal uygulamaları tipi bütünleşik
sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve
saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz
bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda
tutulur ve arayüz programları tarafından
ayrıştırılarak başka sistemlere
aktarılabilirler.
Yapılandırılmamış bilgi
kümeleri ise E-Posta mesajları, notlar, dökümanlar
gibi ortak çalışma gruplarınca
yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini
içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik
olarak bir kısmı ise kağıt üzerinde
saklanırlar.
Özellikle yapılandırılmamış bilgi
kümelerinde yer alan bilgiler, dağınık
ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir.
Bununla birlikte bunların büyük bir
bölümü geçerliliğini yitirmiş,
güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların
aradıkları bir bilgiye erişimleri güçtür
ve bu durum iş süreçleri için
gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla
yapılmasının önünde bir engeldir.
Döküman yönetimi
ve takibinin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin
ve dökümanların çoklu kullanıma
imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay
erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır.
Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket
içi iletişim ortamında bilginin en
etkin şekilde kullanımına imkan vermek,
verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda
kullanılan tüm dökümanların
kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir,
hızla erişilerek paylaşılabilir
halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok
kurum basılı kapıdı en yaygın
döküman aracı olarak kullanmaktadır.
Bu noktada verimlilik, dökümanların
kağıda basılması, kopyalanması,
dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan
emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi
ile elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği
ve etkinliği arttırmanın bir sonraki
aşaması, döküman yönetiminin
ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur.
Yapılandırılmış bilgi kümelerinin
devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi
statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek,
akan süreçler halinde sisteme gireceklerdir.
Sayfa 2 |
